西藏藏医药大学会议室、学术厅使用管理规定

    学校会议室、学术厅（以下简称“会场”）是学校举办各类学术会议、工作会议和大小型活动的重要场所。为进一步加强管理，提升服务质量，提高报告厅的使用效率，做如下规定：

    一、学校的各类行政会议室、大（小）学术厅由学校办公室统一管理、维护和批准使用、借用、外借，并为学校各类会议提供服务。

二、在保证学校召开会议、接待来宾、举办各类活动的前提下，学校各部门（含班级、学生会等组织）通过填写《西藏藏医药大学申请使（借）用会场审批表》（见附件1）（以下称“申请表”），均可以使用、借用会场召开会议、举办活动。

注：部门、班级、学生会等组织申请使（借）用场地，经办人（指定为本院教工或借用单位负责人）填写《审批表》，经由所在部门主要负责领导签字（加盖公章），根据申请流程，办理使（借）用会场手续。

三、视各部门申请事宜，按照参会人数、会议规格（见附件2：《安排各类会议标准》）、申请先后顺序、会议（活动）的轻重缓急，学校办公室酌情安排会场的使用，要求提前一周提交《申请表》。

四、使用、借用、外借会场的审批程序

（一）使用会场：用1—2次会场（含彩排）确定为“使用会场”。使用单位填写《审批表》，经学校办公室审批，指定专人负责提前开门、定时关门，并为使用部门提供会议服务（如桌签、音响、空调等）；

（二）借用会场：用3次（含3次）以上确定为“借用会场”。借用单位填写《审批表》，经学校办公室报经学校分管领导签字同意，借用单位和学校办公室签订《西藏藏医药大学（外）借用会场协议书》（见附件3）方可借用；申请借用单位必须指定专人验收会场，双方签核《交接清单》，交接相关工作，确保借用期间会议或活动的正常开展。

（三）外借会场：指校外单位借用会场（含学校相关部门承办涉外大小型活动）确定为“外借会场”。借用单位填写《审批表》，经学校办公室报学校分管领导签字同意，借用单位与学校办公室签订《西藏藏医药大学（外）借会场协议书》，方可借用（见附件4：《西藏藏医药大学外借用会场收费标准》），收取的租费均交付学校财务，设专门账户，用于维护维修会场的专项经费。

以上场地使（借）用时间以校内使用为优先，校外单位借用时间原则上安排在双休日和节假日，要求活动举办前一周办理借用申请、签署协议书。

以上场地使（借）用应先填写《审批表》（请自行从校园网上下载），校内所有会场须报经批准，方可使（借）用；借用和外借必须由相关负责人出面与学校办公室协商签订《西藏藏医药大学（校外）借用会场协议书》，方可借用。

五、在使用、借用期间，使用借用方如未尽协议书上的规定，造成设备和物品损坏或丢失的，按照学校规定，则有使用借用部门出具“×××处（室）在借用××学术厅损坏设备情况说明”，承担相应的责任，否则学校办公室将报经学校领导通报全院（附《交接清单》和《协议书》复印件）。

六、使（借）用会场单位请严格会场钥匙的管理，任何单位不得私自配备会场的钥匙，一经发现学校将追究部门责任；因此发生重大的安全事故，均由该单位承担全部责任。

七、本着“勤俭治校”，为了最大限度节约学校的物力财力，原则上学生或教工排练节目和彩排节目不安排在大小学术厅。

八、本规定自发文之日起执行，解释权归学校办公室所有。

 

                         西藏藏医药大学

                               2023年5月16日